如何为excel2019单元格设置有效的数据范围

办公教程导读

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办公教程内容图文

在向excel工作表中输入数据时,为了防止输入错误的数据,可以为excel2019单元格设置有效的数据范围,即限制用户只能输入指定范围内的数据,这样可以极大地降低数据处理操作的复杂性。

  一、在excel表格中设置字符长度的限制

  学生的学号通常由固定位数的数字组成,可以通过设置学号的有效性,实现多输入一位或少输入一位数字就会给出错误提示的效果,以避免出现错误。

  1、选择【数据验证】选项

  选择B3:B30单元格区域,在【数据】选项卡下,单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮,在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项。

图1

  2、单击【确定】按钮

  弹出【数据验证】对话框,选择【设置】选项卡,在【允许】下拉列表中选择【文本长度】选项,在【数据】下拉列表中选择【等于】选项,在【长度】文本框中输入“11”,单击【确定】按钮。

图2

  3、弹出错误提示框

  返回excel工作表,在B3:B30单元格区域输入学号,如果输入小于11位或大于11位的学号,就会弹出出错信息提示框。这里在B30单元格中输入错误学号“201004102167”,然后按【Enter】键,弹出错误提示框,如下图所示。

图3

  4、正确输入

  单击【重试】按钮,只有输入11位数的学号时,才能正确地输入,而不会弹出错误信息提示框。

  二、在excel2019中设置输入错误时的警告信息

  如何才能使警告或提示的内容更具体呢?我么可以更改错误信息提示框吗?当然可以通过设置警告信息来实现。

  1、选择【出错警告】选项卡

  接着上一小节的操作,选择B3:B30单元格区域。在【数据】选项卡下,单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮,在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项,弹出【数据验证】对话框,选择【出错警告】选项卡。

图4

  2、单击【确定】按钮

  在【样式】下拉列表中选择【警告】选项,在【标题】和【错误信息】文本框中输入下图所示的内容,单击【确定】按钮。

图5

  3、输入其他学号

  将B30单元格的内容删除,重新输入其他学号。当输入不符合要求的数字时,就会出现下图所示的警告信息。

图6

  三、给excel单元格设置输入前的提示信息

  在用户输入数据前,如果能够提示输入什么样的数据才是符合要求的,那么出错率就会大大降低。比如,在输入学号前,提示用户应输入11位数的学号。

  1、选择【输入信息】选项卡

  在成绩汇总表中选择B3:B30单元格区域。在【数据】选项卡下,单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮,在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项,弹出【数据验证】对话框,选择【输入信息】选项卡。

图7

  2、单击【确定】按钮

  在【标题】和【输入信息】文本框中,输入下图所示的内容。然后单击【确定】按钮,返回工作表。

图8

  3、单击B30单元格

  当单击B3:B30单元格区域的任意一个单元格时,就会出现下图所示的提示信息。

图9

  今天我们学习的内容还是比较重要的,主要是限制excel单元格输入的内容,如果一个单元格需要多个同事来进行共同输入编辑,我们就可以为一些单元格设置数据的有效性了,当输入不是我们想要的数据格式时候,就会提示出错了。

办公教程总结

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