excel 数据唯一验证实例教程

办公教程导读

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办公教程内容图文

我们在Excel中输入数据后，经常用到验证报表中数据的唯一性，需要保证某些数据的唯一性，这些数据不能重复，比如代码编号、身份证号等。

　　我们在进行数据唯一性验证时，正确做法是先进行相关性设置，设置完成之后，再开始进行数据的录入。这样既保证了数据的正确性，同时也提高了数据的录入效率。

　　我们下面以输入员工的身份证号码为例，介绍验证数据唯一性的整个操作过程。

　　由于输入的是身份证号，位数超过了11位数据，所以最好在输入数据之间，选将相应列全部选定，设置“单元格格式”中的“数字分类” 格式为“文本”格式，这样才能保证身份证号以正确形式输入。

　　第一，设置有效性条件验证：
　　我们假设C列为员工“身份证号”字段，C2单元格为第一个员工的身份证号码所在的单元格。在未输入之前，先设置该列的有效性条件来确保该列数据的唯一性。
　　选中C2单元格，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“自定义”，在“公式”框内输入“=COUNTIF(C: C, C2)=1”

　　第二，设置出错警告提示信息：
　　设置出错警告提示信息的目的在于提醒用户正确输入数据。具体步骤是：单击“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡，在“标题”框内输入“数据输入错误”，在“错误信息”框内输入“你刚才输入的数据已经存在，请检查数据的唯一性！”。设置完成。
　　通过以上操作，已经设置了C2单元格的有效性条件验证和出错提示信息。为了将这个设置应用到整个C列（除了字段名称所在的单元格即C1单元格），可用填充柄工具向下拖动将公式复制到C列其他的单元格。
　　以上设置完成之后我们就可以在C列中输入员工的身份证号了。每输入一个员工的身份证号，Excel就会自动对该数据进行有效性验证，如果该数据已经存在，系统将弹出出错警告提示框。

　　上述功能只能验证数据的唯一性，若数据位数输入错误，系统则检测不出这一错误。若在输入时需要同时验证数据的位数，还是以身份证号为例，可将公式改为“=AND(COUNTIF(C:C,C2)=1,OR(LEN(C2)=15,LEN(C2)=18))”，将错误信息改为“请检查数据的唯一性或输入数据位数错！”。设置完后重新复制C2单元格的公式至C列其余单元格。该公式的含义是：在C列输入的数据必须是唯一的且数据位数必须是15位或18位。

办公教程总结

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