excel 数据唯一验证实例教程

办公教程导读

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办公教程内容图文

我们在Excel中输入数据后,经常用到验证报表中数据的唯一性,需要保证某些数据的唯一性,这些数据不能重复,比如代码编号、身份证号等。

  我们在进行数据唯一性验证时,正确做法是先进行相关性设置,设置完成之后,再开始进行数据的录入。这样既保证了数据的正确性,同时也提高了数据的录入效率。

  我们下面以输入员工的身份证号码为例,介绍验证数据唯一性的整个操作过程。

  由于输入的是身份证号,位数超过了11位数据,所以最好在输入数据之间,选将相应列全部选定,设置“单元格格式”中的“数字分类” 格式为“文本”格式,这样才能保证身份证号以正确形式输入。

  第一,设置有效性条件验证:
  我们假设C列为员工“身份证号”字段,C2单元格为第一个员工的身份证号码所在的单元格。在未输入之前,先设置该列的有效性条件来确保该列数据的唯一性。
  选中C2单元格,单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“自定义”,在“公式”框内输入“=COUNTIF(C: C, C2)=1”

  第二,设置出错警告提示信息:
  设置出错警告提示信息的目的在于提醒用户正确输入数据。具体步骤是:单击“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡,在“标题”框内输入“数据输入错误”,在“错误信息”框内输入“你刚才输入的数据已经存在,请检查数据的唯一性!”。设置完成。
  通过以上操作,已经设置了C2单元格的有效性条件验证和出错提示信息。为了将这个设置应用到整个C列(除了字段名称所在的单元格即C1单元格),可用填充柄工具向下拖动将公式复制到C列其他的单元格。
  以上设置完成之后我们就可以在C列中输入员工的身份证号了。每输入一个员工的身份证号,Excel就会自动对该数据进行有效性验证,如果该数据已经存在,系统将弹出出错警告提示框。

  上述功能只能验证数据的唯一性,若数据位数输入错误,系统则检测不出这一错误。若在输入时需要同时验证数据的位数,还是以身份证号为例,可将公式改为“=AND(COUNTIF(C:C,C2)=1,OR(LEN(C2)=15,LEN(C2)=18))”,将错误信息改为“请检查数据的唯一性或输入数据位数错!”。设置完后重新复制C2单元格的公式至C列其余单元格。该公式的含义是:在C列输入的数据必须是唯一的且数据位数必须是15位或18位。

办公教程总结

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